Το American College (εφεξής «AC», «μας», «εμάς») αναγνωρίζει και σέβεται τη σημασία της ιδιωτικότητάς σας και δεσμεύεται να χειρίζεται τα προσωπικά σας δεδομένα με τη μέγιστη προσοχή και σε συμμόρφωση με το Γενικό Κανονισμό (EU) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και Συμβουλίου και το Νόμου 125(Ι) του 2018 σχετικά με την προστασία δεδομένων.
Βάση επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων
Συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα, στο πλαίσιο της ακαδημαϊκής ή/και επιχειρηματικής μας σχέσης, για να μας επιτρέπει να παρέχουμε υπηρεσίες εκπαίδευσης και υποστήριξης στους φοιτητές και στο προσωπικό μας, να διαφημίζουμε και να προωθούμε το AC και των υπηρεσιών που προσφέρουμε, να διαχειριζόμαστε τους λογαριασμούς και τα αρχεία μας και να παρέχουμε εμπορικές δραστηριότητες στους πελάτες μας.
Τα προσωπικά δεδομένα μπορεί να περιλαμβάνουν ορισμένους τύπους δεδομένων που ταξινομούνται ως «ευαίσθητα δεδομένα» για τους σκοπούς της Ευρωπαϊκής νομοθεσίας για την προστασία δεδομένων και υπάρχουν πρόσθετοι περιορισμοί σχετικά με τον τρόπο χρήσης και διατήρησης αυτών των δεδομένων. Αυτά μπορεί να είναι, για παράδειγμα, δεδομένα σχετικά με την εθνική σας καταγωγή, τις θρησκευτικές σας πεποιθήσεις και τη σωματική ή ψυχική σας υγεία. Πάντα θα σας κοινοποιούμε τους σκοπούς για τους οποίους επιθυμούμε να χρησιμοποιήσουμε τα ευαίσθητα δεδομένα σας και σε τέτοιες περιπτώσεις, θα μπορείτε να αποσύρετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή.
Επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα, σε μεγάλο βαθμό στη βάση ότι είναι απαραίτητα για την εκτέλεση των καθηκόντων μας που εκτελούνται προς το δημόσιο συμφέρον ή επειδή είναι απαραίτητα για τα έννομα συμφέροντά τα δικά μας ή τρίτων. Ο σκοπός του AC, είναι η προώθηση της μάθησης και της γνώσης μέσω της διδασκαλίας και έρευνας προς όφελος της ευρύτερης κοινότητας και παραδείγματα επεξεργασίας σε αυτή τη βάση περιλαμβάνουν την παρακολούθηση και αξιολόγηση της απόδοσης και αποτελεσματικότητας του AC και τη βελτίωση της διαχείρισης των ακαδημαϊκών, εταιρικών, οικονομικών και ανθρώπινου δυναμικού θεμάτων του AC.
Ενδέχεται επίσης να επεξεργαστούμε τα προσωπικά σας δεδομένα επειδή είναι απαραίτητο για την εκτέλεση μιας σύμβασης μαζί σας ή για να λάβουμε μέτρα κατόπιν αιτήματός σας πριν από τη σύναψη σύμβασης. Για παράδειγμα, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την επικοινωνία με άτομα πριν εγγραφούν ως φοιτητές, ως μέρος της διαδικασίας εισδοχής ή την αντιμετώπιση τυχόν ανησυχιών που μπορεί να έχει ένας φοιτητής.
Μπορεί επίσης να χρειαστεί να επεξεργαστούμε προσωπικά δεδομένα για να συμμορφωθούμε με τις νομικές μας υποχρεώσεις. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει υποχρεώσεις συμμόρφωσης και ρυθμιστικές υποχρεώσεις, όπως νόμους για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες, υποχρεώσεις μετανάστευσης και απαιτήσεις διαφύλαξης ή βοήθεια σε έρευνες που διεξάγονται από την αστυνομία ή άλλες αρχές. Ενδέχεται επίσης να επεξεργαστούμε τα προσωπικά σας δεδομένα, όπου είναι απαραίτητο, για την προστασία των ζωτικών συμφερόντων εσάς ή άλλου ατόμου ή σε περιπτώσεις όπου έχουμε τη συγκεκριμένη συγκατάθεσή σας για να το πράξουμε.
Προσωπικά δεδομένα που συλλέγουμε για εσάς και πώς τα χρησιμοποιούμε
Τα προσωπικά δεδομένα συλλέγονται με πολλούς διαφορετικούς τρόπους ανάλογα με την αλληλεπίδρασή σας με το AC και τα προσωπικά δεδομένα επεξεργάζονται για τους σκοπούς που περιγράφονται παρακάτω.
Χρήση ιστοσελίδας και άλλων ηλεκτρονικών μέσων
Συλλέγουμε προσωπικά δεδομένα από επισκέπτες στην ιστοσελίδα μας μέσω της χρήσης διαδικτυακών εντύπων καθώς και όταν μας στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ερωτήσεις. Επιπλέον, συλλέγουμε αυτόματα πληροφορίες σχετικά με την επίσκεψή σας στην ιστοσελίδα μας.
Ενδέχεται να επεξεργαστούμε πληροφορίες που συλλέγονται από αυτή την ιστοσελίδα, από μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή άλλα ηλεκτρονικά δίκτυα που χρησιμοποιούνται από το AC, για σκοπούς διαφήμισης, μάρκετινγκ, δημοσίων σχέσεων και γενικών συμβουλευτικών υπηρεσιών ως εξής:
- αναγνώριση των παραληπτών για υπηρεσίες του AC και τη διαχείριση διαφημιστικών εκστρατειών,
- διαφήμιση και προώθηση του AC και των υπηρεσιών του, συμπεριλαμβανομένων των μέσων άμεσου μάρκετινγκ,
- διαφήμιση και την παροχή γενικών συμβουλών στο κοινό σχετικά με τις υπηρεσίες του AC,
- διαφήμιση και προώθηση του AC μέσω προϊόντων και υπηρεσιών τρίτων, π.χ. οικονομικές χορηγίες.
Υποψήφιοι φοιτητές και φοιτητές
Συλλέγουμε προσωπικά δεδομένα από τα έντυπα αιτήσεων φοιτητών μέσω των δικών μας συστημάτων αιτήσεων. Εάν στη συνέχεια εγγραφείτε ως φοιτητής στο AC, θα δημιουργηθεί αρχείο φοιτητή για εσάς.
Τα δεδομένα που συλλέγονται από εσάς ως υποψήφιος φοιτητής ή φοιτητής χρησιμοποιούνται από το AC για τα ακόλουθα:
Λογαριασμοί και αρχείο
- διαχείριση λογαριασμών φοιτητών και πληρωμών
- διατήρηση ενός κεντρικού αρχείου φοιτητών
Εκπαίδευση
- διαχείριση της εκπαίδευσης και των σπουδών
- υπολογισμός και δημοσίευση αποτελεσμάτων εξετάσεων και παροχή συστάσεων
- παροχή εκπαίδευσης και κατάρτισης, όπως ο σχεδιασμός και ο έλεγχος των προγραμμάτων σπουδών και των εξετάσεων, και η ανάθεση, επικύρωση και παραγωγή εκπαιδευτικού υλικού
- διαχείριση αιτήσεων, π.χ. παραλαβή και διεκπεραίωση εντύπων αιτήσεων, ετοιμασία στατιστικών, αξιολογήσεις συμπεριλαμβανομένων προκαταρκτικών και επιβεβαιωμένων προσφορών, διασύνδεση με αντιπροσώπους
- προετοιμασία αναφορών λόγω νομικών μας υποχρεώσεων
- διαχείριση φοιτητικών επιβραβεύσεων και διδάκτρων
- διαχείριση των διαδικασιών πειθαρχικών και ακαδημαϊκών παραπτωμάτων
- διαχείριση της διαδικασίας ακαδημαϊκών προσφυγών
- διαχείριση του προγράμματος ανταλλαγής φοιτητών Erasmus+, με συνεργαζόμενα Πανεπιστήμια
Υπηρεσίες υποστήριξης φοιτητών
- διαχείριση και διεύθυνση του AC και της ιδιωτικής του περιουσίας
- διαχείριση και παροχή ασφαλιστικών υπηρεσιών
- διαχείριση και παροχή υπηρεσιών βιβλιοθήκης, αρχείο δανεισμού, διαχείριση τράπεζας πληροφοριών και δεδομένων
- διαχείριση και παροχή φοιτητικής ταυτότητας
- διαχείριση και παροχή Ευρωπαϊκής κάρτας νεολαίας
- διαχείριση και παροχή υπηρεσιών μέριμνας και ψυχολογικής φροντίδας
- επαγγελματικός προσανατολισμός και συμβουλευτική
- διαχείριση και παροχή εγκαταστάσεων πληροφορικής
- άλλες εμπορικές υπηρεσίες ή υπηρεσίες πληροφόρησης, όπως το ενημερωτικό δελτίο του AC, εκπαιδευτικά προϊόντα και υπηρεσίες, προσφορές, εκδηλώσεις και νέα που μπορεί να ενδιαφέρουν τους φοιτητές
Σχέσεις με απόφοιτους
- την προώθηση της σχέσης μεταξύ του AC και των αποφοίτων του
- διανομή ταχυδρομικών αποστολών του AC, π.χ. ενημερωτικών δελτίων
Αιτήσεις εργοδότησης και προσωπικό
Συλλέγουμε προσωπικά δεδομένα μέσω της διαδικασίας αίτησης εργοδότησης και πρόσληψης, και όταν συνάπτεται συμβόλαιο εργοδότησης στο AC. Αυτά τα δεδομένα χρησιμοποιούνται από το AC για:
- διαχείριση μισθοδοσίας
- πρόσβαση σε εγκαταστάσεις πληροφορικής και τηλεφωνικού συστήματος
- διαχείριση αρχείου απουσιών
- διαχείριση ευέλικτων ρυθμίσεων εργασίας
- παροχή πρόσβασης σε ασφαλή κτίρια και σε χώρους στάθμευσης
- αξιολόγηση της απόδοσης και διευκόλυνση προαγωγών και ανταμοιβών
- διεκπεραίωση εξόδων και διαχείριση εταιρικών λογαριασμών δαπανών
- συμμόρφωση με τις νομικές μας υποχρεώσεις
Πάροχος εκπαιδευτικών υπηρεσιών
Το AC χρειάζεται να επεξεργάζεται τα προσωπικά σας δεδομένα για σκοπούς επικοινωνίας μαζί σας για οτιδήποτε σχετίζεται με την παροχή των υπηρεσιών σας στο AC, για την πληρωμή σας για την παροχή των υπηρεσιών σας στο AC και για την εκπλήρωση των νόμιμων υποχρεώσεών μας. Τα δεδομένα σας δε θα κοινοποιηθούν σε κανένα τρίτο μέρος εκτός εάν το AC έχει νομική υποχρέωση να το πράξει.
Διατήρηση προσωπικών δεδομένων
Θα διατηρήσουμε τα προσωπικά σας δεδομένα για όσο διάστημα είστε φοιτητής ή/και άτομο που λαμβάνει τις υπηρεσίες μας.
Αφού σταματήσετε να είστε φοιτητής ή/και άτομο που λαμβάνει τις υπηρεσίες μας, θα πρέπει να διατηρήσουμε τα προσωπικά σας δεδομένα για μια περίοδο 7 ετών σύμφωνα με την Κυπριακή νομοθεσία. Για ακαδημαϊκούς σκοπούς και προκειμένου το AC να μπορεί να εκτυπώνει αναλυτικές βαθμολογίες και να πιστοποιεί την εγκυρότητα των αναλυτικών βαθμολογιών και να εκδίδει πιστοποιητικά, ενδέχεται να διατηρήσουμε τα δεδομένα σας για έως και 50 χρόνια. Ενδέχεται επίσης να διατηρήσουμε τα δεδομένα σας για περισσότερα από 50 χρόνια εάν δε μπορούμε να τα διαγράψουμε για νομικούς ή/και ρυθμιστικούς ή/και τεχνικούς λόγους. Σε κάθε περίπτωση, θα διασφαλίσουμε ότι η ιδιωτικότητά σας προστατεύεται και τα δεδομένα χρησιμοποιούνται μόνο για τους προαναφερθέντες σκοπούς.
Εάν για οποιονδήποτε λόγο διατηρούμε ευαίσθητα δεδομένα, θα τα διαγράψουμε μόλις φύγει ο φοιτητής ή ο εργοδοτούμενος από το AC και δεν υπάρχει άλλη σχέση.
Αποκάλυψη και διαβίβαση προσωπικών δεδομένων
Αποκαλύπτουμε τα προσωπικά σας δεδομένα σε τρίτο μέρος μόνο όταν απαιτείται από το νόμο, όπου έχουμε τη συγκεκριμένη συγκατάθεσή σας, ή στις πιο κάτω περιπτώσεις / στους πιο κάτω:
- Για συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις. Ως ακαδημαϊκό ίδρυμα, οφείλουμε να συμμορφωνόμαστε με διάφορες νομικές υποχρεώσεις
- Κυβερνητικά τμήματα και θεσμικά όργανα
- Φορείς διαπίστευσης και ρυθμιστικούς φορείς σε σχέση με την επιβεβαίωση των προσόντων, την επαγγελματική συμπεριφορά και την αξιολόγηση προγραμμάτων σπουδών
- Επαγγελματικά σώματα
- Ερευνητικά Ιδρύματα
- Πρεσβείες
- Ασφαλιστικές εταιρείες
- Νοσοκομεία και Ιδιωτικές Κλινικές
- Συνεργαζόμενα Πανεπιστήμια για τους σκοπούς του Erasmus
- Οργανισμοί Προώθησης Επαγγελματικής Σταδιοδρομίας
- Άλλοι ιδιωτικοί οργανισμοί που προσφέρουν βοήθεια σε φοιτητές
Κατά καιρούς, το AC μπορεί να μεταφέρει περιορισμένα προσωπικά δεδομένα σε αντιπροσώπους φοιτητών εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, για να βοηθήσει τους υποψήφιους φοιτητές. Όταν θα συμβεί αυτό, το AC θα συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) και θα διασφαλίζει ότι θα ληφθούν όλα τα εύλογα και πρακτικά μέτρα για να διασφαλιστεί ότι ο αντιπρόσωπος θα συμμορφώνεται με το επίπεδο προστασίας δεδομένων στην Ευρώπη σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ.
Τυχόν διαβίβαση σε μέρη που βρίσκονται εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης θα είναι σύμφωνα με τις νομικές και ρυθμιστικές διατάξεις του ΓΚΠΔ και της ισχύουσας τοπικής νομοθεσίας, όπως τροποποιείται κατά καιρούς.
Τα δικαιώματά σας, συμπεριλαμβανομένης της πρόσβασης σε δεδομένα και της διόρθωσης
Έχετε αριθμό δικαιωμάτων βάσει του ΓΚΠΔ και της ισχύουσας τοπικής νομοθεσίας (όπως τροποποιείται κατά καιρούς) σε σχέση με την προστασία δεδομένων:
- Αίτημα πρόσβασης στα προσωπικά σας δεδομένα
- Αίτημα διόρθωσης των προσωπικών δεδομένων που διατηρούμε για εσάς. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να διορθώσετε τυχόν ελλιπή ή ανακριβή δεδομένα που διατηρούμε για εσάς, παρόλο που μπορεί να χρειαστεί να επαληθεύσουμε την ακρίβεια των νέων δεδομένων που μας παρέχετε
- Αίτημα διαγραφής των προσωπικών σας δεδομένων. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να μας ζητήσετε να διαγράψουμε ή να αφαιρέσουμε προσωπικά δεδομένα όταν δεν υπάρχει καλός λόγος για να συνεχίσουμε να τα επεξεργαζόμαστε. Λάβετε υπόψη, ωστόσο, ότι ενδέχεται να μην είμαστε πάντα σε θέση να συμμορφωθούμε με το αίτημά σας για διαγραφή για συγκεκριμένους νομικούς λόγους, οι οποίοι θα σας κοινοποιηθούν, εάν ισχύει, τη στιγμή της υποβολής του αιτήματός σας. Σε μια τέτοια περίπτωση, τα δεδομένα σας θα αποθηκευτούν αλλά δε θα υποβληθούν σε επεξεργασία μέχρι τη λήξη της υποχρέωσης διατήρησης.
- Με την επιφύλαξη της νομικής βάσης στην οποία βασίζεται η δραστηριότητα επεξεργασίας, μπορείτε να αντιταχθείτε στην επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων. Λάβετε υπόψη ότι σε ορισμένες περιπτώσεις, ενδέχεται να έχουμε επιτακτικούς νόμιμους λόγους για να επεξεργαστούμε τα δεδομένα σας με τους οποίους πρέπει να συμμορφωθούμε.
- Αίτημα περιορισμού της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων (α) εάν δεν είναι ακριβή, (β) όπου η επεξεργασία μπορεί να είναι παράνομη αλλά δε θέλετε να διαγράψουμε τα δεδομένα σας, (γ) όπου χρειάζεστε να διατηρούμε τα δεδομένα ακόμα κι αν δεν τα απαιτούμε πλέον, ή (δ) όπου μπορεί να έχετε αντιταχθεί στη χρήση των δεδομένων σας από εμάς, αλλά πρέπει να βεβαιώσουμε εάν έχουμε επιτακτικούς νόμιμους λόγους για να τα χρησιμοποιήσουμε.
- Αίτημα διαβίβασης των προσωπικών σας δεδομένων σε εσάς ή σε τρίτο μέρος.
- Σε περίπτωση που η επεξεργασία των δεδομένων πραγματοποιείται με τη συγκατάθεσή σας, μπορείτε να αποσύρετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή όπου βασιζόμαστε σε συγκατάθεση για την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων. Ωστόσο, σημειώνουμε ότι αυτό δε θα επηρεάσει τη νομιμότητα οποιασδήποτε επεξεργασίας που πραγματοποιήθηκε πριν να αποσύρετε τη συγκατάθεσή σας. Εάν αποσύρετε τη συγκατάθεσή σας, ενδέχεται να μην είμαστε σε θέση να σας παρέχουμε ορισμένα προϊόντα ή υπηρεσίες. Φυσικά θα σας συμβουλεύσουμε εάν δύναται να συμβεί αυτό τη στιγμή που θα αποσύρετε τη συγκατάθεσή σας.
Λάβετε υπόψη ότι ενδέχεται να χρεωθείτε διοικητικά τέλη, σε περιπτώσεις όπου τα αιτήματα κρίνονται προδήλως αβάσιμα ή υπερβολικά, ιδίως λόγω του επαναλαμβανόμενου χαρακτήρα τους.
Αλλαγές στην πολιτική απορρήτου μας
Αυτή η πολιτική απορρήτου ενημερώθηκε για τελευταία φορά στις 12 Οκτωβρίου 2023. Διατηρούμε την πολιτική απορρήτου υπό τακτική επανεξέταση και τυχόν τροποποιήσεις θα δημοσιεύονται σε αυτή την ιστοσελίδα.
Πώς να επικοινωνήσετε μαζί μας
Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με τη πολιτική απορρήτου μας ή τα δεδομένα που διατηρούμε για εσάς, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του Κολεγίου μέσω email στη διεύθυνση dataprotection@ac.ac.cy ή με γραπτή επιστολή στον κ. Βασίλη Κλεόπα, Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων, American College, Λεωφόρος Ομήρου 3, 1097 Λευκωσία, Κύπρος.
